BYS ÜZERİNDEKİ ENGELLİ ÖĞRENCİ MODÜLÜNÜN PUKÖ DÖNGÜSÜ

 

Özel gereksinimli öğrencilere yapılacak eğitim ve sınav uyarlamaların tespiti için öğrenci bilgilerine ulaşmak ve taleplerini almak gerekir. Üniversiteye kayıtlanan öğrencilerin e-devlet üzerinde kayıt yaptığında engelliliğini belirten bir ibare olmadığından ya da yüz yüze yapılan ziyarette raporunu vermemesi halinde, öğrenci işlerinde engelli olduğuna dair bir bilgi görünmez. Dolayısıyla, öğrenci bilgilerine ulaşmak için şu yollar takip ediliyordu.

1-Üniversiteye yeni kayıt yapmış ve yabancı dil yeterlilik sınavına girecek öğrencilerin YÖKSİS’ten çekilecek bilgiler ile tespiti. Bu hala devam etmektedir. Çünkü öğrenci henüz kayıt olmuştur ve kısa bir süre sonra hazırlık okuyup okumayacağını belirleyecek sınav düzenlenecektir. 

2-Kayıtlar sonrası eski ve yeni kayıtlanmış öğrencilerinin bilgilerinin akademik birimler tarafından bys’de girilmesi sayesinde ÖİDB’den öğrenci bilgilerinin güncel bir şekilde alınması, çünkü öğrencileri ilk kayıtlandıklarında kullandıkları telefon numarası ya da email adreslerini değiştirebiliyorlar. Bu da EÖB’nin öğrencilere ulaşmasını engelleyebiliyor. Bu nedenle, öğrencilerin kayıtlandıkları akademik birimlerden öğrenci bilgilerini girmeleri istenirdi.

3-Engelli öğrenci Bilgilerinin girilmesinde aksaklık olması, eksik veri girilmesi veya öğrencilerin bilgilerini paylaşmayı ihmal etmesi gibi sebeplerin de önüne geçmek üzere, tüm üniversite öğrencilerine duyuru yapılması için BİDB’den destek alınması. Daha önceleri adreslere öğrencilerinin bilgilerini paylaşmaları için epostalarına ileti gönderilirken, BYS sayfasında pop-up duyuru ile daha iyi ulaşılacağı düşünülerek duyurunun pop-up olarak paylaşılması istenmişti

4-Bütün bu aşamalardan sonra engelli öğrencilerin bilgileri toplanırdı. Aslında bu bile bir iyileştirmeydi. Çünkü EÖB, öce YÖKSİS sonra, ÖİDB ile birlikte Akademik Birimlerden aldığı listeleri cross-check yaparak, BİDB kanalıyla epostalarla duyuru yaparak uzun ve zahmetli aşamalarla liste hazırlayabiliyordu. Bu da bürokrasi ve uzun zaman aldığı için hızlı bir şekilde öğrenciye hizmet verilmesi gerektiğinden pek pratik değildi. Dolayısıyla, EÖB işin gerektirdiği sağlıklı akış için geri bildirim sağladığı bir sunum hazırlayarak, bys sistemi üzerinde düzenleme yapılması görüşüldü. Ayrıca bu sistemim yeni oluşan mevzuatı da uygulayacak şekilde ayarlanması için toplantı sunumunda paylaşıldı.

5-Yapılan toplantılar sonrasında analiz ekibi sistemin içine entegrasyonu ve sayfa yönetiminin mock-up’larını tamamlandı. Bunun için içerik bilgileri ve değerlendirmeleri hakkında görüşüldü ve sayfadaki roller belirlendi, yazılım aşamasına geçilmesine karar verildi.

6- Yazılım ekibi sistemi uygulamaya hazır hale getirdi. Engelli Öğrenci Modülü Revizyonu Rektör Danışmanı ile yapılan görüşmeler sonrası Fakülte Sekreteri rolü Daekan Yardımcı olarak değiştirildi.

7- Sayfaların erişilebilirliği için engelli öğrenciler ile test edildi ve geri bildirimlere istinaden son revizyon yapıldı. Ardından sistem devreye alındı. Öğrencilerin bilgilerini girmeleri için duyuru metni yayınlandı.  Bunun için öğrencilerin epostalarına ve cep telefonlarına bilgilendirme mesajı yollandı. Engelli Öğrenci Birimi de bilgisi bulunan öğrencileri telefonla aradı ve mail yolladı.

8- Akademik birimlerde dekan yardımcılarının, engelli öğrenci danışmanı atamaları için yazılar gönderildi.

9-Atanan engelli öğrenci danışmaları ile oryantasyon toplantısı yapıldı. Toplantıda yapılan sunum  ve toplantı kararları eposta ile paylaşıldı. Deprem nedeniyle uzaktan eğitime geçildiğinden UES’te ayrı sınav açarak ek sürenin nasıl verileceği aktarıldı. Yapılacak uyarlamaların senato kararı ve toplantı kararları danışmanlarla paylaşıldı

10-2023-2024 yılı kayıtları için EÖB, BYS üzerindeki uygulama sonrası kontrole geçildi, karşılaşılan aksaklıklar listelendi, tespitler yapıldı. İyileştirilmeye yönelik BİDB’na yazı yazıldı. Konu ile ilgi süreç iletişim halinde düzeltilmeye başlanarak PUKÖ Döngüsünde Önlem al fazına geçilmiştir.

11- 2023-2024 öğretim yılında EÖB Eylül ayı boyunca bys sistemine veri girişine aktive etmiştir. BİDB kanalı ile ÖBYS’de pop-up sayfa olarak yayınlanmıştır. EÖB de email ile duyuruyu ayrıca yapmış, kayıtlarında bulunan öğenciler aranarak bilgi giriş yapmaları hatırlatılmıştır.  Girilen bilgilerin takibi ve akademik birim yöneticilerinin danışman atamaları için yazı yazılmış ve takip edilecek adımlar ve bunu anlatan video linki paylaşılmıştır. Veri takibinde dönem göre takip edilmesi hatırlatılmıştır.

12- Öğrenci kayıtları ve danışman atamaları sonrası, danışmalar ile toplantı yapılmıştır. Bu toplantıda bazı öğrencilerin doğru uygulama tercih etmedikleri ve öğrencileri ile görüşmeleri söylenmiştir. Toplantı kararları paylaşılmıştır. Toplantıdaki geri bildirimlere ve durum tespitlerine istinaden alınan kararların olduğu rapor tüm danışmalar ile mail ve whatsapp aracılığıyla paylaşılmıştır.

13- 2023 Bahar Dönemi uzaktan eğitim ile gerçekleşmesi nedeniyle öğrenci memnuniyeti anketi için güz dönemi beklenmiştir. Yaklaşık 170 öğrenciden 31’i anketi cevaplamıştır. Mazeret sınavı sonrası yanıtlayan öğrenciler ile görüşülecektir. Çünkü talepte bulunmayan öğrencilerin uyarlama yapılamadığına dair cevap vermesi tutarsız bir cevaptır. Ankette EÖB’den gelen bilgilerin takibi öğrencinin verdiği cevapla tutarlı olup olmadığına bakılmıştır. Bunun için olumsuz yanıt veren öğrenciler ile birebir görüşme beklenmektedir. Daha sağlıklı bilgi almak için EÖB’nin daha çok nitel yaklaşım ile yazılı geri bildirimler almayı planlamaktadır. Bu görüşlerin ardından danışmalar ile birlikte finale önlem mahiyetinde bir değerlendirme toplantısı yapılacaktır.